Najlepsze Oprogramowanie Do Zarządzania Dokumentami

Minęły czasy, kiedy trzeba było szukać dokumentów w fizycznych szafkach na dokumenty.

Dla bezpieczeństwa i elastyczności potrzebne jest oprogramowanie do zarządzania dokumentami. Zapewni to również pracownikom możliwość dostępu do plików i współpracy nad nimi z dowolnego miejsca

Niezależnie od tego, czy Twoja firma jest ekologiczna, czy po prostu chce lepiej zorganizować udostępnianie i przechowywanie dokumentów, ten przewodnik wskaże Ci odpowiednie rozwiązanie do zarządzania dokumentami (DMS) dla Twojej firmy.

Porównaj Najlepsze Oprogramowanie Do Zarządzania Dokumentami

Uzyskaj Połączenie z usługą zarządzania dokumentami, która odpowiada twoim potrzebom.

Jeśli zacząłeś szukać, prawdopodobnie zauważyłeś, że na rynku są setki, jeśli nie tysiące rozwiązań do zarządzania dokumentami. Narzędzia do przechowywania w chmurze, takie jak Dysk Google lub Dropbox, również należą do tej kategorii. Ale w tym przewodniku skupiłem się na bardziej solidnych rozwiązaniach.

TOP4 Najlepsze Oprogramowanie Do Zarządzania Dokumentami

Oto osiem programów do zarządzania dokumentami, które najbardziej lubię w tej kategorii:

  1. Templafy
  2. eFileCabinet
  3. DocuWare
  4. PaperTracer

Poniższe recenzje obejmują funkcje, Zalety, ceny i wszelkie potencjalne wady, które powinieneś wiedzieć o każdym narzędziu.

1. Templafy

  • Wypróbuj za darmo
  • Indywidualne ceny
  • Rozwiązania dla przedsiębiorstw
  • Kompleksowe zarządzanie dokumentami

Templafy to stosunkowo nowy DMS. Po uruchomieniu w 2014 r.firma dostarcza kompleksowe rozwiązania do zarządzania dokumentami dla przedsiębiorstw na całym świecie.

Jest przeznaczony dla dużych firm i pomaga usprawnić zadania, aby zaoszczędzić czas, jeśli chodzi o przechowywanie i dostęp do plików.

Ponad 300 przedsiębiorstw w ponad 80 krajach korzysta z Templafy do zarządzania dokumentami. Przekłada się to na ponad milion użytkowników.

Korzystając z oprogramowania analitycznego, Templafy automatycznie wyświetli najbardziej odpowiednie treści każdemu pracownikowi w oparciu o jego wykorzystanie i stanowisko.

Oznacza to, że twój zespół marketingowy nie musi widzieć dokumentów związanych wyłącznie z księgowością i tak dalej.

Temlafy eliminuje konieczność tworzenia nowego dokumentu na nowej platformie, dając użytkownikom możliwość tworzenia i edytowania nowych treści bezpośrednio w systemie.

Zarówno nowe, jak i przesłane treści można zarządzać w prostym i pojedynczym kanale na pulpicie nawigacyjnym.

Oprogramowanie Templafy do przechowywania w chmurze oznacza, że możesz uzyskać dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca, w tym na smartfonach i tabletach.

Możesz zintegrować Templafy z Microsoft Office 365, G-Suite i innymi platformami, których używasz do codziennego prowadzenia firmy. Można nawet zintegrować Templafy z rozwiązań CRM, takich jak Salesforce lub Microsoft Dynamics.

Duże marki, takie jak Pandora i IKEA, powierzają Templafy zarządzanie dokumentami za pomocą Oprogramowania klasy korporacyjnej.

Oprócz zarządzania dokumentami i plikami, Templafy oferuje rozwiązania zwiększające produktywność pracowników i tworzące wiecznie zieloną infrastrukturę IT.

Bezpieczeństwo to kolejna zaleta korzystania z Templafy. Ty i twój zespół możecie bezpiecznie przechowywać i uzyskiwać dostęp do treści z dowolnego miejsca, za pomocą dowolnego urządzenia, niezależnie od tego, czy jesteś online, czy nie.

Podobnie jak większość oprogramowania dla przedsiębiorstw, Templafy dostarcza niestandardowe rozwiązania dla każdej wyjątkowej firmy. Więc nie podają żadnych cen w Internecie. Możesz wypróbować Templafy za darmo, zanim podpiszesz umowę, kontaktując się z ich zespołem sprzedaży.


2. eFileCabinet

  • Zaczynając od $15 miesięcznie
  • Integruje się z wieloma usługami innych firm
  • Udostępnianie plików i narzędzia współpracy
  • Dostęp do plików z dowolnego miejsca

eFileCabinet to jedno z najlepszych rozwiązań do zarządzania dokumentami na rynku. Pomagają one osobom fizycznym, właścicielom małych firm i firmom korporacyjnym organizować dane i pliki online.

Ich rozwiązanie pomaga zachować porządek bez względu na to, ile masz dokumentów i plików.

Dokumenty można wyszukiwać lub lokalizować na podstawie szablonów folderów lub wstępnie zdefiniowanych nazw plików. eFileCabinet przechowuje również portfolio najczęściej używanych dokumentów w celu szybkiego dostępu.

Rozwiązanie eFileCabinet wykonuje ciężką pracę za Ciebie. Po prostu prześlij dokument,a oprogramowanie go plik. Zautomatyzowany przepływ pracy usprawnia czasochłonne zadania w celu poprawy wydajności w biurze.

Dostęp do wszystkich dokumentów można uzyskać z dowolnego miejsca za pomocą przeglądarki internetowej lub aplikacji mobilnej. Użyj telefonu lub urządzenia mobilnego, aby przesłać bezpośrednio zbyt. eFileCabinet umożliwia również podpisywanie umów.

Jedną z największych zalet tego rozwiązania są funkcje współpracy. System pozwala na tworzenie różnych poziomów bezpieczeństwa, więc tylko niektóre osoby mogą uzyskać dostęp do danych.

eFileCabinet ma szyfrowane udostępnianie plików i żądań, uwierzytelnianie dwuskładnikowe i uprawnienia oparte na rolach. Możesz nawet ustawić uwierzytelnianie oparte na IP lub lokalizacji.

Oprogramowanie integruje się z popularnymi usługami innych firm, takimi jak DocuSign, Salesforce i Microsoft Office.

Oto przegląd planów i cen eFileCabinet:

  • Starter – Od $15 miesięcznie (25 GB miejsca)
  • Korzyść – Od $ 55 miesięcznie (1 TB pamięci)
  • Biznes – Już od 99 USD miesięcznie (5 TB pamięci)
  • Nieograniczony – Począwszy od $199 miesięcznie (nieograniczona przestrzeń dyskowa)

Wszystkie ceny są podane za użytkownika i rozliczane w ujęciu rocznym. Po przejściu z planu Starter na Advantage musisz zapłacić za co najmniej trzech użytkowników.

Polecam Plan Starter tylko osobom. Jednoosobowi właściciele lub bardzo małe firmy mogą prawdopodobnie ujść na sucho z planem korzyści, ale pakiet biznesowy prawdopodobnie będzie najlepszy dla większości z was.

Dzięki eFileCabinet możesz wybrać, czy chcesz mieć miejsce na dysku na miejscu, czy w chmurze. Osobiście wolę Przechowywanie w chmurze. Ale są też zalety lokalowe. Kliknij tutaj, aby dowiedzieć się więcej i zarejestrować się w eFileCabinet już dziś.



3. DocuWare

  • Wypróbuj za darmo
  • Indywidualne ceny
  • Rozwiązanie oparte na chmurze
  • Używany przez ponad 12 000 firm

DocuWare wyróżnia się tym, że ma specyficzne rozwiązania dla zadań w procesach biznesowych:

  • Zarządzanie dokumentami
  • Przetwarzanie faktur
  • Zarządzanie pracownikami
  • Sprzedaż
  • Marketing

DocuWare ma wszystko, czego potrzebujesz do cyfrowej transformacji i bezpapierowego korzystania z technologii chmury.

Jako takie, Gorąco polecam je dla większych, korporacyjnych firm.

DocuWare pozwala Tobie i Twoim pracownikom edytować lub dodawać adnotacje bezpośrednio na platformie. Nie każdy DMS na naszej liście daje taką możliwość.

Podoba mi się DocuWare, ponieważ ma funkcje zaprojektowane tak, aby łączyć zdalnych pracowników i pracowników bez biurka. Każdy może łatwo uzyskać dostęp do treści w domu lub w podróży z dowolnego urządzenia.

Ponad 12 000 firm w ponad 90 krajach zaufało DocuWare do zarządzania dokumentami. Więc wiesz, że firma jest legalna z takim dorobkiem.

Ma konkretne przypadki użycia dla rzeczy, takich jak propozycje umów, procesy finansowe i zadania HR, jak również.

Ceny dla DocuWare są zgodne z wspólnym tematem w tym przewodniku. Oferują bezpłatną wersję próbną, ale musisz skontaktować się bezpośrednio z zespołem obsługi klienta w celu uzyskania niestandardowej oferty.


4. PaperTracer

  • Indywidualne ceny
  • Rozwiązania zgodne z HIPPA
  • Możliwość podpisu elektronicznego
  • Całkowicie dostosowane usługi

PaperTracer oferuje rozwiązania dla małych, średnich i korporacyjnych firm. To proste rozwiązanie do zarządzania dokumentami.

Dzięki PaperTracer masz możliwość automatyzacji umów i digitalizacji wszystkich dokumentów w scentralizowanej bazie danych. PaperTracer posiada funkcje śledzenia i raportowania oraz rozwiązania zgodne z HIPPA.

Możesz również skorzystać z wdrożenia opartego na chmurze z kompleksowymi rozwiązaniami przepływu pracy. Pomoże Ci to w zarządzaniu dokumentami bez względu na to, gdzie się znajdujesz.

Funkcja podpisu elektronicznego jest również dostępna w programie PaperTracer. W rzeczywistości, to jest to, co sprawia, że są tak popularne wśród firm prawnych i opieki zdrowotnej.

Oto krótki przegląd dostępnych planów, chociaż wszystkie ceny są dostosowane.

Małe

  • Do 10 użytkowników
  • Podpis elektroniczny
  • Przeszukiwalna baza danych
  • Prześlij i zeskanuj do PDF
  • Zaawansowane raporty i pulpity nawigacyjne
  • Formularze wejściowe

Średni Rozmiar

  • Do 100 użytkowników
  • Autoryzacja umowy
  • Pola niestandardowe
  • Niestandardowe przepływy pracy
  • Realizacja

Przedsiębiorstwo

  • Nieograniczona liczba użytkowników
  • Nieograniczone formularze wejściowe
  • Pojedyncze logowanie

Wersje demonstracyjne i bezpłatne wersje próbne są dostępne dla wszystkich trzech planów. Polecam PaperTracer dla małych i średnich firm. Chociaż mają rozwiązanie klasy korporacyjnej, na naszej liście są lepsze opcje.


Jak znaleźć najlepsze oprogramowanie do zarządzania dokumentami

Porównaj Najlepsze Oprogramowanie Do Zarządzania Dokumentami

Uzyskaj Połączenie z usługą zarządzania dokumentami, która odpowiada twoim potrzebom.

Wybór rozwiązania do przechowywania dokumentów może być trudny, jeśli nie wiesz, czego szukać. Na szczęście jesteśmy tu, aby pomóc.

Pokażę Ci metodologię, której użyliśmy, aby wymyślić wybory w tym przewodniku. Możesz użyć tego samego systemu, aby zawęzić wyszukiwanie.

Miejsce Przechowywania

W większości przypadków rozwiązania do zarządzania dokumentami są oparte na chmurze lub na miejscu. Istnieją korzyści i wady obu.

Rozwiązania na miejscu są zwykle postrzegane jako bezpieczniejsze, ponieważ znajdują się w jednej scentralizowanej lokalizacji fizycznej. Czasami jednak ogranicza cię to do tego, w jaki sposób i gdzie możesz uzyskać dostęp do swoich plików.

Ponadto, jeśli coś stanie się z tym rozwiązaniem na miejscu, jak pożar lub fizyczna kradzież, możesz być SOL.

Niektóre firmy oferują tylko jedną, podczas gdy inne pozwalają wybrać, który z nich wolisz.

Na przykład eFileCabinet oferuje zarówno lokalną, jak i chmurową pamięć masową. Inne rozwiązania, takie jak DocuWare, są całkowicie oparte na chmurze.

Osobiście preferuję rozwiązania w chmurze, ponieważ dostęp do treści można uzyskać z dowolnego miejsca. Jednak ze względów bezpieczeństwa niektóre firmy chcą, aby pliki były przechowywane lokalnie w ich sieci.

Zastanów się, jakie są Twoje potrzeby. Czy chcesz mieć fizyczną lokalizację na miejscu? A może lubisz wygodę chmury? A może jedno i drugie! Wybór należy do ciebie.

Udostępnianie plików i współpraca

Co możesz zrobić ze swoimi plikami po ich przesłaniu i zapisaniu? Organizowanie plików jest oczywiście ważne, ale dla niektórych firm jest bezużyteczne, jeśli dokumenty nie mogą być udostępniane zespołom lub użytkownikom zewnętrznym.

Poszukaj systemu DMS, który zaspokoi twoje wewnętrzne potrzeby w zakresie edycji lub współpracy nad plikami. Funkcje takie jak automatyczne aktualizacje wersji i możliwości edycji na platformie są tutaj kluczowe.

Rozmiar plików będzie również zależał od tego, które rozwiązanie jest najlepsze dla Twojej firmy.

Bezpieczeństwo

Większość plików i danych związanych z biznesem jest poufna. Dlatego ważne jest, aby mieć rozwiązanie do zarządzania dokumentami, które może bezpiecznie przechowywać informacje.

Niektóre rozwiązania oferują uprawnienia dostępu na podstawie indywidualnych poziomów odprawy, a nawet lokalizacji.

Inne platformy specjalizują się w przestrzeganiu przepisów dla unikalnych branż, takich jak Opieka zdrowotna, prawo lub przedsiębiorstwa rządowe.

Cena

Ceny dla DMS są zwykle oparte na limitach pamięci i użytkownikach. W każdym przedziale cenowym możesz oczekiwać, że plan będzie miał dodatkowe funkcje i korzyści.

Większość rozwiązań na tej liście oferuje niestandardowe plany i ceny. Aby uzyskać lepsze wyobrażenie o tym, ile będzie kosztować oprogramowanie do zarządzania dokumentami, musisz skonsultować się z przedstawicielem handlowym.

Dla tych z Was, którzy szukają opłacalnego rozwiązania i natychmiastowej rejestracji, eFileCabinet będzie najlepszym wyborem do rozważenia.

Integracje

Najlepiej, jeśli chcesz znaleźć oprogramowanie do zarządzania dokumentami, które współpracuje z platformami, z których już korzystasz. Niezależnie od tego, czy jest to CRM, taki jak Salesforce, czy oprogramowanie do edycji i tworzenia dokumentów, takie jak Microsoft Office 365, niektóre platformy mają szeroki zakres integracji do wyboru.

Jednak inne rozwiązania, które są specyficzne dla nisz, są nieco bardziej ograniczone. Upewnij się więc, że używasz oprogramowania, które faktycznie przyniesie korzyści procesowi przepływu pracy.

Wniosek

Oprogramowanie do zarządzania dokumentami jest niezwykle zróżnicowane. Każde rozwiązanie oferuje unikalne korzyści dla firm w oparciu o wielkość, branżę i wiele innych czynników. Zastanów się nad konkretną współpracą, bezpieczeństwem i czy narzędzie, którego szukasz, będzie bezproblemowo integrować się z narzędziami biznesowymi, z których już korzystasz. Kryteria te pomogą zawęzić listę.

Nadal nie wiesz, który z powyższych programów jest dla Ciebie najlepszym oprogramowaniem do zarządzania dokumentami? Kliknij poniższy link, aby porównać produkty w zależności od konkretnych potrzeb.